IT活用

所内にトライアルでchatworkを導入するまでの道のり

こんにちは!よっしーこと、バイク乗り税理士の山川です。

昨年、コロナが蔓延しだして最初の緊急事態宣言が出たころ、私が所属している事務所もテレワークを導入するようになりました。

そのころに、一度コミュニケーションツールとしてchatworkの導入を提案しましたが、優先順位の関係、使用しているシステムの関係でペンディングになっていました。

今月よりトライアルですが、やっとchatworkを全社員に導入することができました。

テレワーク導入のツールでの優先順位が低かった

WEB会議システムの導入

テレワークを導入するにあたり、打ち合わせをする「場」がなくなってしまうため、WEB会議システムの導入が必須でした。

  1. ZOOM
  2. GoogleMeet
  3. Skype
  4. Microsoft Teams

どれがいいか検討しましたが、結果最初に導入したのは、「FreshVoice」というWEB会議システムでした。(当事務所のメインシステムとの兼ね合いで。。。)

そこから紆余曲折あり、現在はZOOMをメインに使用し落ち着いています。

デュアルディスプレイ・スキャナーの増設

私が入社したころは、誰一人デュアルディスプレイを使っておらず、ノートPC1台の小さい画面で作業をしていました。

シングルディスプレイは作業効率が悪いので、自前でモニターを買って使ったりしていました。

そこからモバイル用のモニターをとりあえず2台購入し、所内で使ってもらうようになり、徐々に2画面の効率の良さに気づいてもらい、ペーパーレス化に向けて動くようになりました。

テレワークで、資料の持ち帰りを減らす必要が出てきたため。

デジタル部会

デジタル部会とは

当事務所には、「部会」という謎の係があります。

今までなかったデジタル部会という部会が作られ、そこに所属することになりました。

所内のIT化をするのにどのようにしたらいいかなどを色々と議論するように。

コロナ禍での業務の効率を上げる方法を最優先に考えて、部会を現在は運営しています。

  • ペーパーレスに向けたペンタブレット、手書きができるPCの導入検討
  • クラウドサーバーの導入検討
  • ダイレクト納付の推進
  • 所内サーバーの階層の再構築
  • コミュニケーションツールの導入検討(chatwork)

個人事業主として一人でいろいろなシステムに触った経験は、この部で発揮されています。笑

コミュニケーションツールの導入検討

メールでの誤送信問題、添付ファイルの容量の問題など、メールでのやり取りではセキュリティー上問題になるケースがあります。

ファイルの送信については、クラウドを利用すれば問題なくなるのですが、当事務所のメインシステムとの兼ね合いで、クラウドサーバーを利用するところまで行きついていません。

そうなってくると、疑似的にサーバーのような使い方ができるものと考えたとき、コミュニケーションツールで代用できるだろうと考えました。

チャットツールを利用すれば、宛先を間違える誤送信問題がある程度解消される、ファイルもメールより大きい容量のものを添付できる、などメリットがあると部会で提案し、所長へ提案しようという話に。

類似システムとの比較検証

当事務所のメインシステムには、T〇Cチャットという、チャットツール?のような簡易的なものが実装されています。

所長もそのシステムの存在は知っているので、chatworkとその類似システムとを部会の中で1か月併用し、比較検討し良い点・悪い点をピックアップし、どちらが事務所の運営上マッチするかを確認しました。

結果、部会の中ではchatworkという選択に。

一斉トライアル←今ここ

所長へ、先月中ごろ類似システムとの比較検討を交えた結果を報告し、まずはやってみようというゴーサインをいただいたので、今月より1か月のトライアルを開始しました。

昨年の4月ごろ、一度上司に提案してから1年以上経ってトライアルという形で、chatworkの導入に至りました。

ゴーサインが出てから、9月1日の開始まで時間がなかったこと、テレワークで個々に使い方を伝えられないため、ゴーサインが出る前から色々と仕込みを行いました。

  1. アカウント取得マニュアル(Word)の作成
  2. 使い方動画の作成(YouTube限定公開)
  3. googleフォームによるアンケート(使った感想集計用)

仕込んでおいて正解で、ある程度スムーズに9月1日よりchatworkの運用開始ができました。

まとめ

chatworkをスタートさせて2日目ですが、従来の連絡手段よりも手軽で、共有しやすいと評判は上々です。

これからまたいろいろな問題点(夜中や休日に連絡が頻繁に来るなど)が起こりそうですが、それはまたその時に対応を考えます。笑

組織として人数が多くなればなるほど、こういった全体が使用するシステムの変更は容易ではないですね。

上長への使用許可の交渉、全体への導入のタイミング、導入手順をどう説明・周知するか。

いい経験になりました。

ひとりでやってた時は、本当に即断即決ができて気が楽でした。

使ってみて合わなければ、当日にでも翌日にでもすぐやめられますし。

このままchatworkが所内でのメインツールに定着して、あの忌々しい「イントラ」がなくなればと切に願います。笑

【編集後記】

8月29日にモデルナ2回目の接種を終えてから、今日で5日目。

いわゆるモデルナアームです。

赤く腫れてます。少しかゆい時も。。。

ABOUT ME
よっしー
30代税理士ブロガー。ブログでは、自分自身が楽しんだこと、役に立ったことなどを中心に書いています。記事が少しでも誰かのお役に立てればと思っています!