開業するにあたり、必要な書式の作成を並行して行っています。
ベースとなるのは、関わったことがある事務所の書式や総務の方の業務など。
当分は一人で事務所を運営していくので、バックオフィス部分の業務は出来るだけコンパクトになるように作業の動線を考えて必要な書類、データを作っていきます。
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契約関係の書式
- 顧問契約書
- 特定個人情報の外部委託に関する合意書
- 業務範囲の確認書 など
顧問契約書などのひな型は、日本税理士会連合会の会員専用ページにあったりします。
業務に必要なチェックリストなどのひな型もあります。
意外と時間がかかるので、早め早めに作ってしまいたいです。
幸いにも、現在の事務所で古かった顧問契約書をアップデートしたひな型を作成するのに携わったのでそれをベースに作っていこうと思います。
業務に必要な書式
- 消費税ステータスの確認書
- 法人税、消費税、所得税申告書作成のチェックリスト
- マイナンバー提供のお願い
- 送付状
- 面談記録
- 進捗管理表
- 月次報告書のひな型
- 決算のご案内 など
バックオフィスで使う書式や、実務上あったほうがよい書式も今のうちに作ってしまおうと思います。
特に、消費税のステータス確認書は確実に作っておきます。
消費税の課税事業者の選択、原則・簡易の判定はシビアですし、特に賠償のリスクも高い部分なのでお客様との意思確認のツールとして利用します。
チェックリストも日本税理士会連合会にひな型があります。
色々参考にして、自分で間違えそうな部分に重点を置いて作成します。
その他の送付状や送付履歴などは総務の方がやっていた作業が参考になります。
税理士試験の後遺症で、字がうまいほうではないので、出来るだけ手書きを少なくするように書式を作ります。
比較的大きい規模の事務所に行くと、書類の発送などは総務の方がやってくれることがあるので実務担当者はあまり発送業務を行わなかったりします。
独立すると全部自分でやらなければならないので、独立を考えている場合は総務の仕事もよく観察しておくと思います。
関連記事：消費税を払う・払わない
関連記事：【税理士試験】事業税について
効率化に必要な書式
- 源泉税の集計表
- 会計ソフトインポート用のCSVファイル
- 預金源泉の計算シート
- PWの管理表
- 住所録
- マニュアル
- 納税予測シート など
会計ソフトインポート用のCSVファイルなど、こちらも業務を効率化する上で必要なデータです。
今まで業務を行ってきた中で作成したデータや、これがあったほうがもっと効率的に出来るだろうという部分をピックアップしてデータを作成していきます。
まとめ
自分で作る書式は、一度作ってしまえばずっと使えますし、数式が古くなったら自分でメンテナンスしてアップデートすることが出来ます。
開業したら人を雇わない限り、営業から申告書作成、書類送付まで自分でやらないといけません。
特にバックオフィスは、請求書の発行、売上の管理など重要な業務ですが時間をかけすぎてはいけない部分です。
最小限の時間でムダやミスがないように仕組みを作り上げていく必要があります。
《編集後記》
本日JDLの営業の方にお会いしました。
見積りを出してもらう予定です。
