こんにちは！よっしーです。
事務所のプリンターが壊れて修理に出していて、印刷することができません。。。
そんな中、請求書等を郵送しなければならず困っていました。
ネットで入力すると、封筒に入れて投函してくれる「Webゆうびん」使ってみました。
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Webゆうびんとは
24時間365日いつでもどこでも、あなたのパソコンが郵便局に。
参照：Webゆうびん
ネット上で差出人・宛先・郵送したい書類をアップロードすると、封筒詰め投函まで行ってくれるサービスです。
かかる料金は、最小構成でA4白黒1通97円、A4カラー1通143円。
A4白黒なら、2ページ目以降1枚5円。
A4カラーなら、2ページ目以降1枚51円。
請求書を郵送する場合、
- 封筒、用紙の購入
- 文面作成
- 文面印刷
- 差出人・宛先の記入又は印刷
- 封筒詰め
- 切手貼り付け
- 投函
という作業を踏むことになります。
地味に時間がかかる作業ですね。
切手も重さによって値段が変わるので、郵便局でその場で計って投函するか、事務所でレタースケールを使って計って切手を貼る必要がありますし。
切手も料金が変わるので複数ストックしておく必要があり、保管場所や購入にも時間がかかります。
その点、このWebゆうびんは、
- 文面作成・アップロード
- 差出人・宛先の入力
- 支払方法の選択
- 申込
で済みます。
事前に封筒・切手の購入の必要がなく、作成後も投函の必要がないのでかなりの時間短縮・効率化になります。
使い方
事前登録
Webゆうびんを使うには、事前に登録が必要です。
新規利用登録から登録をします。
決済方法は、クレジットカードか料金後納を選ぶことができます。
クレジットカード決済を選択しました。
データ入力から発送まで
①本文作成
文書ファイルを、wordやPDFでアップロードすることができます。
※PDFは、Adobeで作ったものを推奨しているようで、フリーソフトの「CubePDF」で作ったものだとエラーになることがありました。（PDFデータをAdobeで再度変換して対応）
②プレビュー
プレビューで、どのように印刷されるかを確認することができます。
また、その下に料金も表示されるためどのくらいかかるのか把握しながら作成することができます。
料金を確認しながら作成できるので安心です。
③差出人・宛先の入力
差出人の住所を登録します。
差出人・宛先の間違いがないか、プレビュー形式で確認することができます。
④最終確認・料金の支払いへ
最終的な確認をし、その後料金の支払いに移ります。
クレジットカード決済が可能です。
このような形で届く
試しに1通、自宅宛てに送ってみました。
自分で封筒を作成するよりかっこいい封筒ができました。（笑）
書類もこのような形で届きます。
返信用封筒を入れる場合には使えない
税務署へ書類を郵送する場合、送付書に収受印をもらうため、返信用封筒を同封することがあります。
またお客様へ返信が欲しい場合も同様に返信用封筒をつけることがあります。
Webゆうびんでは、返信用封筒には対応していないため、対税務署等には使えません。
請求書や案内を送る場合には便利ですが。。。
まとめ：複数の方法を持っておくと便利！
プリンターが壊れたことで、請求書の郵送だけだったらWebゆうびんが便利かもと思い使ってみました。
MFクラウドで請求書を作っているので、そのまま郵送やPDF出力→メール添付の方法もあります。
料金が若干高いことやメールが苦手なお客様もいらっしゃるので、消去法で今回Webゆうびんを使いました。
もちろん、事務所で印刷できない場合の対処方法は、別にもあります。
スマホにデータを転送して、コンビニで印刷することもできます。
コンビニで印刷してから郵送作業もできますが、コンビニに行く往復時間がかかるのでやめました。
- 普通に郵送作業→郵送
- MFクラウド請求書から直接郵送（請求書のみですが。）
- Webゆうびんで郵送
など、複数の方法を知っていると何か一つダメになっても対処することが可能です。
他に代替えできる方法がないか、いろいろ考えてみましょう！
《編集後記》
昨日は久々にひとり税理士の方をお会いする機会がありました。
年齢も独立した時期も近く、話していて共感できる部分がたくさんありこういった機会を作ることは大事だなと。
定期的に情報交換したいですね。
