文章の作成には、wordのアウトライン機能が便利!

顧問契約書、業務委託契約書を更新しました。

今までは、ただ単純にwordで作っていましたが、今回アウトライン機能を使って作ってみました。

アウトライン機能とは

文章を書くとき、まず大枠の見出しを作り、細かく落とし込んでいくという作業をしながら書いて行きます。

ブログも同じで、テーマ→大見出し→小見出しと記事を作成していきます。

wordのアウトライン機能では、

  • 見出しに自動で番号をつけてくれる
  • 文章の頭も見出し位置に揃えてくれる
  • 見出しの入れ替えが自由にできる
  • 見出しに合わせて目次が作れる

といったことが簡単に出来るようになります。

アウトライン機能を使うことで、文を書くのがラクになります。

契約書を作る時にもアウトライン機能は便利です。

アウトラインで業務委託契約書を作ると

アウトラインを使った場合と、使わなかった場合の業務委託契約書のサンプルがこちらです。

アウトラインを使った業務委託契約書

アウトライン機能を使った業務委託契約書

普通に作った業務委託契約書

アウトライン機能を使わずに作った業務委託契約書

「第○条」や「1.」の部分がアウトラインを使う使わないで変わってくる部分です。

以前勤めていた事務所でも、顧問契約書のひな型はwordで作成していましたが、アウトライン機能を使っていたわけではありませんでした。

お客様に合った顧問契約書へ変更する場合、項目の追加や削除をすると見出しの番号が合わなくなってしまうことがあり不便でした。

直したつもりでも、契約書を見直してみると番号が間違っていたり。(;^_^A

自動で番号が附番されると、こういった間違いも少なくなり、見た目も良くなります。

契約書もきちっと作っておかないと、「もしかして雑なのでは?」と思われてしまいます。

簡単な使い方

アウトラインの使い方を簡単にご紹介します。

①wordのアウトラインボタン

wordのメニューバー→表示をクリックすると、「アウトライン」というボタンがあるのでクリックします。

②アウトラインモード

アウトラインモードに切り替わります。

③アウトラインモードのレベル1

「レベル1」とあるのは、見出しの一番大きなものです。1段下げた見出しは「レベル2」となります。

④アウトラインモードのレベル2

「第2条決算報酬」の1つ下は、「レベル2」と設定して見出しを作っています。

⑤アウトラインモード入れ替え

左のプラスボタンをドラックすることで、項目を入れ替えたりすることが出来ます。

決算報酬と業務委託の範囲を入れ替えてみました。

⑥アウトラインで作った契約書

「アウトライン表示を閉じる」を押すと、通常のword画面に戻ります。

アウトラインで作成した場合、左に「・」が表示されています。

⑦見出し設定

wordのメニューのホームで、四角枠で囲った「アウトライン」をクリックします。

先ほどの「アウトライン機能」で作った見出しレベルに合わせ、「第○条」、「第○項」など項目を設定していきます。

⑨目次の作成

メニューバーの「参考資料」をクリックすると、目次を作成することが出来ます。

⑩目次の作成2

単純に、目次をクリックしただけだと、意図しない項目まで目次に表示されてしまいます。

この場合、決算報酬の支払い方法などが目次に入ってきてしまっています。

⑪目次の設定3

目次をクリックし、「ユーザー設定の目次」をクリックすると、細かく設定することが出来ます。

どのレベルの見出しまで目次に含むかを設定することができます。

今回の場合、「レベル1」までを目次に含みます。

⑫目次の設定4

こうすることで、レベル1までを目次とすることが出来ました。

まとめ

大学時代の論文を書く時に、この機能を知っていたらどれだけラクだったか。笑

見出しやアウトラインをうまく使うことで契約書も見栄え良く作成することが出来ます。

wordにも、Excelにも色々な機能があります。

積極的に使ってみましょう。

《編集後記》

陸友

日曜日はハーレーの初車検で、いつもお世話になっているバイクショップへ。

自分のバイクより大きいハーレーがずらり。

お値段も自分のと比較にならないくらいお高いものが。笑

自分のバイクで北海道1週するくらいまでは、バイクは手元に置いておきたいですね。




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港区に事務所を構える、板橋区在住の税理士です。お客様の成長を税務・会計・ITなどを通じてサポートいたします。ブログでは、自分自身が楽しんだこと、役に立ったことなどを中心に書いています。記事が少しでも誰かのお役に立てればと思っています!