【Gmail】Gmailならではの機能(アーカイブ、ラベル、スレッド)

戸惑うネコ

Gmailを使うようになって、Outlookとの違いに戸惑いました。

特にスマホで使い始めたので、メールをスワイプ(画面を指で横にスライドすること)すると、「アーカイブしました」と言われたり。

アーカイブ???

返信したかったメールなのに、いきなり削除してしまった?

というように、独特な仕様に戸惑いました。(;^_^A

しっかり調べればそんなこともなく。

Gmailを使い始めたばかりの時に感じたGmailの「?」用語をまとめてみました。

アーカイブ

間違えて「アーカイブ」してしまっても、メール自体が削除されているわけではありません。(始めは焦りました)

Gmailのメールは、同じ場所に保存されています。

Gmailのメールは、最初に「受信トレイ」に表示されます。

Gmailでの「受信トレイ」の位置づけは、分類前の一時的な保管場所のようなものです。

「受信トレイ」に入ったものを、「処理中」、「処理終了」、「処理不要」、「削除するもの」などへ分類します。

「受信トレイ」には、基本的に必要なメール以外残さないようにします。(最初の入り口なので)

「処理終了」、「処理不要」なもの(削除しないまでも、後から読み返したりするかも)を、「アーカイブ」します。

倉庫・書庫へ入れるイメージですね。

「アーカイブ」されたものは、「すべてのメール」から確認することが出来ます。

そのまま放り込んだら探しにくいように思われますが、Gmailの「検索機能」は強力です。

そして、下記のラベルとフィルター機能を使って、メールの整理をしやすくします。

ラベル

Outlookでは、メールを整理するのに「フォルダ」を使うことがあります。

Gmailでは、「ラベル」を使うことになります。

1つのメールに対し、複数の「ラベル」を付けることができます。

  • 「友人」
  • 「友人」+「仕事」 など

属性が複数にまたがるものもラベルごとにまとめて確認することが出来ます。

フィルターと合わせて使う

ラベルへの分類を1つ1つ手でやっていてはとても大変です。

このアドレスから受信したメールは、この「ラベル」に分類というものを「フィルター」を設定することで「自動」で分類出来るように設定をします。

Outlookで言うところの「ルール」機能ですね。

ラベルとフィルターを使って「受信トレイ」ではなく、直接「アーカイブ」へメールを分類することも出来るようになり、不要なメルマガを確認する手間も減ります。

スレッド

Gmailの機能として、同じ話題に関するメールをまとめて管理する機能「スレッド」があります。

「スレッド」は、同じ話題に関するメールのAとBのやり取り(送信・受信)をすべてまとめて表示する機能です。

過去にどんなやり取りをしていたかを一覧できるので、慣れてくると使いやすいのですが始めは戸惑いました。

どれが「最新メール」なのか、と。(;^_^A

慣れなくても、スレッド表示を「無効」にすることができるので大丈夫です。

まとめ

Gmailも使っていくと慣れていきます。

アーカイブなど取っつきにくい部分もありますが、使ってみると案外どうにかなります。笑

Outlookと違う面もあるので、初めはOutlookとGmailの2つを同時に走らせておくといいでしょう。(現在OutlookとGmailの2つを同時に使っています)

より使いやすい方法を探っていきましょう。

《編集後記》

布団のひんやり敷パットを見に、ニトリへ。

一番涼しそうなシリーズはどれも売り切れ。(;^_^A

夜中は風邪を引きたくないのでエアコンを切るようにしていますが、寝苦しいのをどうにかしたいものです。



戸惑うネコ

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港区に事務所を構える、板橋区在住の税理士です。お客様の成長を税務・会計・ITなどを通じてサポートいたします。ブログでは、自分自身が楽しんだこと、役に立ったことなどを中心に書いています。記事が少しでも誰かのお役に立てればと思っています!