IT活用

「効率化」の一歩は、履歴(データ)を残すこと

こんにちは!よっしーです。

過去に勤めていた事務所では、12月の決算が10件など、今考えたらどうやって処理していたんだろうと思うことがよくあります。笑

会社員になって約2か月。

徐々に仕事も増えてきました。

そこで考えなければならないのが、「効率化」です。

入ったばかりなので、「探す」という行動でかなりの時間を取られます。。。

特に、「紙」で保存してある場合。

履歴(データ)に残す

新しい事務所に入ったとき、担当が変更になったときは必ずお客さんの紙ファイルなりPCフォルダを確認します。

口頭での引継ぎの前に、見れるものは先に見てしまうようにしています。

そうすると、過去の担当者のデータ管理の「クセ」が見えてきます。

データでの管理ではなく、紙で管理している人、次回以降の大事なコメントを付箋のメモ書き程度にしている人、様々です。

どうしても会計事務所はお客様とのやり取りが多いので、やり取りした履歴の管理が重要です。

郵送の時につける「書類送付状」も実は大事な履歴の一つで、必ず作ったらすべて保存するようにしています。

いつ、だれに、どんなものを送ったという情報は、後々必要になってくることがあります。

郵送関係のトラブルや、翌年の同じ時期の季節業務でのやり取りで読み返すことがよくあります。

毎年同じもの同じ時期に送付するなら、余計に履歴は残しておくべきですね。

書類送付状を1つ作って、書いては上書きしてという方も過去いた事務所にも、今の事務所にもいらっしゃいます。

履歴は残らないし、いちいちあの時どうしたかなと思い出しながら書かなきゃいけないと思うので、時間がかかってしょうがないんじゃないかなと、個人的には思っています。

一か所にまとめる

データに残すようにしたら、今度は管理する場所を1か所にまとめると、管理しやすくなります。

個人事業主となってからは、すべてのデータをドロップボックスで管理していました。

契約書など、紙でやりとりしたものは、紙で保管もしつつ、すべてPDF化してドロップボックスを見ればわかるようにしていました。

上記の送付状や契約書から、会計データまで。

一か所にまとめることでファイルを取りに行く時間を短縮できたり、過去の履歴もすべて確認できるので、年に1回発生する業務にも対応しやすくなります。

今の事務所は、「紙」で保管ということが多いので、また一からPDF化する作業を進めています。

「探す」という時間を減らせれば、自分のために使える時間を増やせると思うので、今はひたすら地道な「データ化」の作業を進めています。(溜まりに溜まったものをデータ化するのは時間がかかりますね。)

習慣化する

何かの作業をするとき、書類を送ったら送りっぱなしではなく、Wordで作った送付書を「上書き保存」するのではなく、「名前を付けて保存」にしておくという習慣にすれば、データとして蓄積されます。

紙でもらうものをPDFデータで送ってもらう、その場でPDFデータにしてしまう、決まったフォルダに格納する。

ちょっとしたひと手間を加えるだけで、履歴(データ)として残すことができます。

「探す」という行為を減らすだけでも、かなりの「効率化」になりますね。

【編集後記】

アイキャッチは、お客様との忘年会で食べた「フカヒレ」のスープ。

美味しかったです。

来年はなかなか夜飲みに出られそうにないので、本日も地元の友人と忘年会です。

ABOUT ME
よっしー
30代税理士です。ブログでは、自分自身が楽しんだこと、役に立ったことなどを中心に書いています。記事が少しでも誰かのお役に立てればと思っています!