郵送したものの履歴を残しておこう~届かない・紛失への対応~

お問い合わせ番号

こんにちは!税理士の山川です。

仕事をしていると、郵便物のやり取りがどうしても出てきてしまします。

なるべく少なくするようにしていますが、どうしても。。。

郵送したものが、届くであろう日に届かなかったので少し焦りました。

「いつ出したか」、すぐわかるように履歴を残す習慣をつけておきましょう!

郵送履歴を残す

郵送した時の記録を残す方法として、「書留・簡易書留」、「レターパック」を使うという方法があります。

お客様とのやり取りの中で、郵便物を送った・送っていないというやり取りは必ず発生します。(会計事務所あるあるかも)

「〇〇日に送りました。」というやり取りを過去にもよくした記憶がありますし、今でもたまにありますね。

キチンと総務がいて郵送リストを作成しているところもあれば、個々で管理していた事務所もありました。

こちらの発送に手違いがあったのか、郵便局や宅配業者の手違いがあったのかを明確にしておくためにも履歴の管理、重要です。

書留・簡易書留、レターパック

申告書を税務署に郵送するときは、以前勤めていた事務所では簡易書留やレターパックで提出していました。

また、お客様から預かった資料などを返却するときも、レターパックを使うことがあります。

打合せするタイミングが近ければ、持参することもありますね。

書留もレターパックも追跡番号があるため、追跡が簡単です。

普通郵便

普通郵便は、お客様に請求書を郵送するのに使ったり、税務署へ電子申告できない添付書類を送付するのに使っています。

普通郵便の場合、追跡できる番号の発行はありません。

郵送履歴を残すために、ヘッダー(書類送付案内)をきちんと残すようにしています。

Webゆうびんも、ネット上で郵便の作成ができるので履歴が残り便利です。

普通に郵便物を送るよりきれいで速いので、オススメです。

参考:Webゆうびんが便利!

届かない・紛失のリスクを減らすには、郵便自体を減らす

届かない・紛失のリスクがあるのは、郵便でも宅配便でも同じです。

某宅配便会社の仕分けアルバイトをしたことがありますが、破損という事故はありましたし、送り状が剥がれてしまっているものも見かけました。

それらのリスクを減らすには、郵便自体を減らす方がいいですね。

PDFをメール添付、クラウドで共有というように、送らなくていい工夫はしています。

調べる方法

書留・レターパック

書留やレターパックは、「お問い合わせ番号」があるので、その番号を郵便局のHPへ入力すると、いつ集荷されていつ届いたか、どの郵便局を経由したかがわかります。

お問い合わせ番号

レターパックは、郵送する前に「はがして差出し」の部分を手元で保管します。

この番号を、下記の郵便追跡サービスへ入力すると、追跡することができます。

追跡①

お問い合わせ番号を入れて、、、追跡スタートをクリック

追跡②

追跡履歴が表示される

参照:郵便追跡サービス

普通郵便

普通郵便は、追跡することはできません。

ですが、届かないといった場合には、「調査依頼」を出すことができます。

事務所や自宅の管轄の郵便局へ電話するか、インターネットから調査の依頼をすることができます。

ネットからの依頼は下記参照。

電話から依頼をしましたが、聞かれた内容は、

  1. 差出人の名前
  2. 差出人の住所
  3. 差出人は郵便物をいつ出した?
  4. 差出人はどこから出した?(ポストor郵便局)
  5. 郵便物のサイズは?
  6. 封筒の色は?
  7. 中身は?
  8. 受取人の名前
  9. 受取人の住所

等々を聞かれました。

「いつ出した」は、お客様へのやり取りでも使いますし、「調査依頼」をするときにも聞かれます。

キチンと履歴を残していないと、こういったときに答えられません。

封筒の色も探すときの手がかりになるようですね。

事務所のロゴ入りとかだと探しやすいのかもしれませんね。

差出人がどこから出した等々も聞かれるので、受け取り側が調査依頼を出すときは少々ハードルが上がります。(;^_^A

そして、中身についても聞かれます。。。(怪しいものは送っていませんが。)

調査が始まって、結果が報告されるまで1週間くらいかかるようです。

幸い、普段より日数がかかりましたが郵便物が届いたので事なきを得ましたが。。。

参照:郵便物等事故調査依頼

まとめ

郵便物の履歴管理、重要ですね。

久々に焦りました。。。

発送する際、郵便物を届ける際もまだまだ人が介在するので、手違いが起こり得ます。

履歴が自動で残る書留やレターパックを使うこと、そもそも郵送を使わないでメールやクラウドを利用するといった手違いを少なくする方法を選ぶ、普通郵便を使う場合にも、発送履歴をキチンと残しておくことが重要ですね。

普段からの習慣づけが大切です!

《編集後記》

Googleのコアアルゴリズムのアップデートを受けてHPへのアクセスが。。。

悪いこと何もしてないんだけどなー。

凹みます。。。

地道に頑張ります。(;´Д`)



お問い合わせ番号

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ABOUTこの記事をかいた人

港区に事務所を構える、板橋区在住の税理士です。お客様の成長を税務・会計・ITなどを通じてサポートいたします。ブログでは、自分自身が楽しんだこと、役に立ったことなどを中心に書いています。記事が少しでも誰かのお役に立てればと思っています!