セキュリティー、バックアップの大切さを改めて実感。

お金は重要!

こんにちは!税理士の山川です。

少し前に、某仮想通貨取引所で大規模な仮想通貨の流出事件が起きましたね。

改めてセキュリティー、バックアップの大切さを再認識させられたように思います。

マイナンバーの取扱い

税理士事務所でこの時期取扱いが増えるのが、「マイナンバー」です。

顧問先の従業員のマイナンバーや、支払調書を作成するために、顧問先の取引先のマイナンバーを預かることが多くなります。

マイナンバーの取扱いには細心の注意を払うようにしています。

  1. メールにマイナンバーを記載しない。
  2. メールでマイナンバーのデータを送受信しない。
  3. マイナンバーが入ったソフト・PCにはパスワードを設定
  4. 預かったマイナンバーに関する書類は、お客様へ返却又は当事務所から溶解業者へ

メールでのやりとりは、特に控えています。(気休め程度なのかもしれませんが)

郵送(レターパックや書留)や手渡しが確実というのもあるので、今のところマイナンバーはそのように受け渡しをしています。

クラウド化すれば、という話もありますが、予算上難しい面もあるので。(;^_^A

マイナンバーについて、こちらから送信するメールで直接本文に記載することはありませんし、データとして添付することもありません。

お客様側から、マイナンバーが添付されたメールや直接本文に記載されたメールが届くことがあります。。。

マイナンバーの取扱いについての周知不足・指導不足な面も否めませんが、メールで届いた場合には、税務ソフトへ入力後メールデータは削除するようにしています。

マイナンバーだけでは、情報の取得は出来ない

マイナンバーを利用して何かをしようとする場合、

  1. マイナンバー
  2. 写真付き身分書

の2点の提示・確認が義務付けられています。

マイナンバーだけで何かできるというわけではありません。

詳しくは、内閣府のマイナンバーのHPをご確認ください。

データの取扱い

マイナンバーに限らずですが、税理士事務所では様々なデータを取り扱っています。

個人に関する情報、会社の財務情報などデータの取扱いには注意が必要です。

カフェで作業をすることもありますが、カフェでの作業は、ブログやHPの記事に関することを中心に行っています。

また離席する場合には必ずログアウトし、パスワードや指紋認証で解除しなければログイン出来ないようにしています。

ドロップボックスやEvernoteへの接続にもセキュリティーを掛けています。

バックアップ

PCは2台持っており、サブで使うPCもメンテナンスしています。

2台ともWindowsPCなので、サブもアップデートをキチンとかけ、ドロップボックスなどのデータも最新となるように同期しています。

できるだけ作業が止まらないように工夫しています。

  1. メールやアドレスはGmail
  2. データはDropbox、Evernote、onedrive、Googledrive
  3. PCは2台でメンテナンス、同期済み

PCは2台持ちが安心。サブもちゃんと手入れをしておく

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まとめ

データの取扱いについては、しっかりとしていきたいと改めて感じました。

以前勤めていた事務所がセキュリティーには厳しい方だったので、そういった意識を持てるようになってよかったと。(変なところで厳しい監視もありましたが。)

会計事務所では、情報=商品でもあるので取り扱いには十分注意していきたいですね。

関与させていただくお客様にも、きちんと取り扱いやバックアップの重要性はお伝えしていきたいと思っております。

《編集後記》

なんとなく始めた仮想通貨。

口座開設から日本円の入金→仮想通貨購入までは本当に簡単にできます。

実際簡単にできました。

仕組みを理解しないままスタートさせることが出来てしまいます。

新しいことを始めるときは勢いもないと始められませんが、同時に下調べもしっかり進めていきたいですね。



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