名刺管理をEvernoteにした理由

コメダコーヒー

こんにちは!税理士の山川です。

独立するときに、名刺管理をどうするか考えました。

名刺をスキャンして、オペレーターが入力してくれる「eight」を使っていましたが、SNS機能の必要性を感じないので、Evernoteでの運用に切り替えることにしました。

Evernote×ScanSnap

Evernoteで名刺を管理することで、まず第一に考えたのはScanSnapを使った名刺のスキャン。

スキャナーを使うので、名刺をきれいに読み取ることができます。

eightを使っていた時も、スキャナーで読み取ってデータ化していました。

この方法を使うときれいに読み取れるので、きれいに読み取りたい人にはもってこいの方法です。

ScanSnapの設定は下記サイト参照。

参照:名刺整理はScanSnap!名刺をスキャンして簡単整理

この方法のイイところ

  • スキャナーを使うのできれいにデータ化できる
  • PDFデータになる
  • Evernote上でサムネイル表示ができる
  • PDFデータを検索可能にすることで、Evernote内で名刺の検索ができる

この方法のダメなところ

  • android版のEvernoteアプリでは、サムネイル表示ができない(どうやらiPhoneでは可能らしい。)
  • PDFデータになっているだけなので、スキャンしたデータを別の手段に流用できない。(電話帳に登録できない)
ScanSnapとスマホアプリの違い

サムネイル表示出来ないため、スマホでは名刺アプリとして利用できない。。。

一番上にあるものは、後述するEvernote×スマホカメラで記録したものです。

名刺は、検索できる程度でいいという場合には、こちらでもいいかもしれません。

関連:【Eight】名刺管理アプリを導入してみた。名刺は出来るだけ時間をかけずに整理。

Evernote×スマホカメラ

android版のEvernoteアプリでは、アプリからカメラを立ち上げて撮影することで、名刺を読み取ってくれます。

OCR機能を利用して名刺から文字を認識して、データ化します。

そしてそのままスマホの電話帳に登録まですることができます。

スマホの電話帳の登録先を「Gmail」にしておけば、名刺→Evernoteを経由してGmailの連絡先に登録することができます。

Evernote×スマホカメラ

カメラで読み取ると、Evernoteの連絡先ノートと記録され、そのまま電話やメール、地図アプリが起動します。

Evernoteから連絡先登録

そのまま連絡先を登録することができます。多少修正しなければなりませんが。。。

この方法のイイところ

  • スマホ一つで名刺をデータ化することができる
  • OCR機能で名刺から文字を認識してくれる
  • 電話帳に登録することができる

この方法のダメなところ

  • スマホのカメラ性能に依存する(スキャナーほどきれいにスキャンできない)
  • OCRの読み取り機能がいまいち(手直しが必要)

スキャンしたデータを他に生かせるか?

Evernote×ScanSnapでは、スキャナーを使って名刺を読み取りきれいにデータ化することができます。

PDFにした名刺を検索することはできますが、そのまま連絡先に登録したりといったことはできません。

Evernote×スマホカメラでは、スキャナーほどきれいに名刺を読み取ることはできませんが、文字を認識してデータ化し、連絡先にまで登録することができます。

文字認識してくれた名刺から電話やメールをすることができますし、住所をタップすればgoogleマップが立ち上がります。

名刺から認識したデータをEvernoteから直接CSVデータにすることはできませんが、Gmailの連絡先からCSVファイルをエクスポートすることができるので、年賀状ソフトに取り込んだりすることができます。

せっかくデータ化するなら、ほかに生かせるデータとしておきたいものです。

まとめ

名刺管理ソフトとして、オペレーターが手入力してくれるeightは精度が高くよかったのですが、SNS機能が不要、データはできるだけ集約しておきたいと改めて思ったので、Evernoteでの運用に切り替えました。

Evernoteで運用するにしてもある程度拡張性を持たせたかったので、連絡先にそのまま登録できるEvernote×スマホカメラで名刺を登録しています。

名刺は放っておくと溜まってしまいがちです。

サクサク簡単にデータ化できる方法を見つけましょう!

《編集後記》

お客様と打合せのために早めに待ち合わせ場所付近に。

仕事をするために、コメダ珈琲へ。

打合せ後、最近飼いだしたというジャックラッセルテリアに会わせていただきましたが、これがめちゃカワイイ!笑

やっぱり飼うならジャックラッセルテリアだなーと(^^)/

下記写真は、とあるペットショップで見かけたジャックラッセルテリア。

ジャックラッセルテリア

可愛すぎて妻と1時間くらいずっと見ていました。笑



コメダコーヒー

山川喜彰税理士事務所


クラウド会計が得意な税理士です!

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ABOUTこの記事をかいた人

港区に事務所を構える、板橋区在住の税理士です。お客様の成長を税務・会計・ITなどを通じてサポートいたします。ブログでは、自分自身が楽しんだこと、役に立ったことなどを中心に書いています。記事が少しでも誰かのお役に立てればと思っています!