税金

電子帳簿保存法の改正まとめ③

令和3年度の税制改正において、「電子帳簿保存法」が改正され、2022年(令和4年)1月1日より適用になります。

改正の内容をまとめました。

今回は、電子取引についてまとめてみました。

電磁的記録の3つの区分

電磁的記録による保存は、大きく3つに区分されます。

  1. 電子帳簿等保存
  2. スキャナ保存
  3. 電子取引

今回は電子取引の改正についてまとめました。

電子取引

今回のブログでまとめるのは、相手からもらう請求書や領収書の保存に関するもののうち、電子取引に関するものについての改正の内容です。

大きく2つ改正が入りました。

  1. タイムスタンプ要件及び検索要件についての要件の緩和
  2. 適正な保存を担保する措置として、2つの見直しが行われました。

電子取引での大きな改正は、データでもらったものを出力して紙での保存をもって、データの保存に代えるとされてきた措置が廃止となることが一番の大きな改正です。

順に見ていきましょう。

そもそも電子取引とは?

「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。

なお、この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。

具体的には、いわゆるEDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含む。)、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等を言います。

参照:電子帳簿保存法一問一答【電子取引】問2 電子取引とは、どのようなものをいいますか。

  1. 電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
  2. インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷(いわゆるハードコピー)を利用
  3. 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
  4. クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データを宇と活用したクラウドサービスを利用
  5. 特定の取引に係るEDIシステムの利用
  6. ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
  7. 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

このようなものは、「電子取引」に該当します。

ペーパーレスに向けて請求書のやり取りはPDFでメールで、キャッシュレス決済でクレジットカードの利用など、コロナ禍で加速したやり取りが「電子取引」に該当しますね。

タイムスタンプ要件及び検索要件についての要件の緩和

タイムスタンプ要件に係るタイムスタンプの付与期間及び検索要件に係る検索項目について「スキャナ保存に関する改正事項:要件の緩和」の①と④と同趣旨の改正が行われたほか、基準期間(注)の売上高が1,000万円いかである方(小規模な事業者)について、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件の全てが不要とされました。

(注)「基準期間」とは、個人事業者については電子取引が行われた日の属する年の前々年の1月1日~12月31日までの期間をいい、法人については、電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度を言います。

2022年(令和4年)1月1日以後行う電子取引について適用されます。

タイムスタンプを付与する場合の期間が大幅に緩和されたことと、基準期間の売上高が1,000万円以下である場合には、データのダウンロードができれば、検索機能の確保は不要となります。

ここで突然出てきましたが、「基準期間の売上高」という判定期間ですが、「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の問34において、消費税法上の小規模事業者に係る納税義務の免除の課税期間に係る基準期間における課税売上高の判定基準の例によることとされてます。また、新規開業者、新設法人の初年度、翌年度の課税期間については、必然的に課税売上高が、個人事業主の場合はゼロ円、法人の場合には基準期間自体が存在しないため、検索機能の確保が不要となります。

適正は保存を担保する措置として、次の見直しが行われました。

  1. 申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は、廃止されました。(消費税における電子取引の取引情報等に係る電磁的記録については、引き続き出力書面による保存が可能です。)
  2. 電子取引の取引情報に係る電磁的記録に関して、隠蔽し、又は仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が10%加重される措置が整備されました。

①については、2022年(令和4年)1月1日以後行う電子取引について適用されます。

②については、2022年(令和4年)1月1日以後に法定申告期限が到来する国税について適用されます。

電子取引の保存要件

データによるやり取りでは、「真実性の要件」や「可視性の要件」を確保しておく必要があります。

真実性の要件

以下のいずれかの措置を行うこと

  1. タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
  2. 取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
  3. 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
  4. 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に従った運用を行う

①取引先から請求書などをもらう際にタイムスタンプを先方に押してもらうか、②請求書をもらったあと自社でタイムスタンプを押す、③記録の訂正・削除を行った場合に履歴が残るシステムに保存する、④事務処理規定を定めるの4つのうちどれかの措置を講じておく必要があります。

可視性の要件

  • 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  • 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
  • 検索機能を確保すること

税務調査の際に、すぐに出力できる、検索できるなどの要件を満たしておく必要があります。

書面による保存ができなくなることに注意!

電子帳簿保存法の改正前(2021年(令和3年)12月31日)までは、メールに添付されていた請求書(PDFファイルなど)は、電子帳簿保存法の保存要件を満たしていない場合、出力して書面による保存も認められていましたが、2022年(令和4年)1月1日以降は、書面による保存ができなくなります。

災害等による事情がなく、電磁的記録が保存要件に従って保存されていない場合は、青色申告の取消対象となり得ます。「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問42より」

青色申告の取消にも発展しかねませんので、改正後の電子帳簿保存法への対応は必須ですね。

消費税における電子取引の取引情報等に係る電磁的記録については、引き続き出力書面による保存が可能です。

まとめ

改正によって、タイムスタンプの付与までの期間が緩和されたり、削除・訂正の履歴を残すシステムを導入すれば、タイムスタンプの付与自体が不要になったりと、電子帳簿保存の間口が広がりましたが、2022年(令和4年)1月1日以後は、PDFで受領した請求書などは、紙で出力して保存ができなくなります。

会社の業務フローとして、保存ルールを見直したり、システムを導入したり、事務処理規定を導入・検討する必要があります。

経理担当者だけではなく、会社全体で電子帳簿保存法を理解しておく必要がありますね。

改正された電子帳簿保存法のスタートまで、まだ時間がありますので、電子帳簿保存法についての対応方法を検討してみましょう!

【編集後記】

久々に出社しての仕事。

事務所のWi-Fiにつないでみて思ったことは、回線が「遅い」ということ。

自宅の光回線の方が早くて、事務所で作業するほうがストレスです。笑

ABOUT ME
よっしー
30代税理士ブロガー。ブログでは、自分自身が楽しんだこと、役に立ったことなどを中心に書いています。記事が少しでも誰かのお役に立てればと思っています!